Software legal, a nombre de tu empresa y con factura española.
Contratamos la licencia con el fabricante o el mayorista, la damos de alta a nombre de quien la usa y te pasamos una factura normal, en euros y con IVA.
Casi nadie sabe a nombre de quién está su software.
Es la situación más repetida en una empresa pequeña: el programa se contrató con la tarjeta de alguien, la cuenta quedó con el correo de un trabajador que ya no está, y la suscripción se renueva sola todos los años sin que nadie la mire. Funciona hasta el día que deja de funcionar.
Cuando eso pasa, el problema no es el precio de la licencia: es que no hay forma de entrar al panel para arreglarlo, y que los datos están dentro.
Lo primero que hacemos en cualquier encargo es poner eso en orden, aunque la licencia no la hayamos vendido nosotros.
- A nombre de quién está cada cuenta y con qué correo de recuperación.
- Qué se está pagando dos veces: suscripciones duplicadas o puestos de gente que ya no trabaja ahí.
- Cuándo vence cada cosa y si la renovación es automática.
- Qué queda fuera de licencia: instalaciones que no cubre ningún contrato.
Cuatro cosas que van siempre por escrito.
La propuesta no es un presupuesto con una cifra suelta. Lleva lo que hace falta para poder compararla con otra.
Producto y edición exactos
Nombre del programa, edición concreta y qué incluye cada una. Dos ediciones del mismo producto pueden llevarse la mitad del presupuesto de diferencia por una función que quizá no necesitas.
Número de puestos
Cuántas licencias y para quién. Si hay gente que solo necesita leer, se dice: no todas las personas de una empresa necesitan la misma licencia.
Vigencia y forma de pago
Si es perpetua o por suscripción, cuánto dura, si el pago es anual o mensual y qué pasa el día que se deja de pagar. En suscripción, dejar de pagar suele significar dejar de entrar.
Qué incluye la puesta en marcha
Qué parte del alta, la configuración y la migración entra en el precio y qué parte se cobra aparte. Nada de «ya lo vemos».
¿Sabes a nombre de quién está tu software?
Si la respuesta no es inmediata, merece la pena mirarlo antes de que haga falta. Cuéntanos qué programas usáis y os decimos qué está en regla y qué no.