Que el programa entre en la empresa sin parar la empresa.
Alta, configuración inicial y traslado de los datos si venías de otro programa. Y después, el calendario de vencimientos, que es donde se cae casi todo el mundo.
El día del cambio es el que hay que preparar.
Cambiar de programa no falla por el programa nuevo: falla porque alguien tiene que seguir facturando esa misma semana. Lo que se planifica es eso.
Qué datos se llevan
Se decide antes qué se migra y qué se queda en el programa viejo: clientes, artículos, históricos, saldos. Casi nunca merece la pena llevarlo todo, y decidirlo después sale caro.
Prueba antes del salto
Se carga una copia de los datos y se comprueba que cuadran los totales, antes de dar por buena la migración. Si no cuadran, se corrige con el programa viejo todavía en pie.
Cambio y acompañamiento
Se elige una fecha con poca carga, se hace el cambio y durante los primeros días hay alguien localizable para las dudas, que siempre son las mismas tres o cuatro.
Nadie se acuerda de una suscripción hasta que deja de abrir.
Una licencia que caduca un lunes por la mañana no avisa el viernes. Avisa cuando alguien intenta abrir el programa y no puede, normalmente con el trabajo encima.
Por eso llevamos nosotros el calendario: qué vence, cuándo y cuánto va a costar. El aviso sale con margen suficiente para decidir si se renueva, si se cambia de edición o si directamente se da de baja porque ya no se usa.
Esa última parte importa: una renovación que no hace falta es la más fácil de ahorrar, y nadie la detecta si no la está mirando.
- Aviso antes de cada vencimiento, con el importe y las opciones.
- Un inventario de lo que tienes contratado, actualizado, para que no dependa de la memoria de nadie.
- Altas y bajas de puestos cuando entra o sale gente, sin esperar a la renovación anual.
- Un interlocutor para todo lo anterior.
¿Vas a cambiar de programa?
Cuéntanos de dónde vienes y a dónde quieres ir. Te decimos qué se puede migrar, qué no, y qué semana conviene hacerlo.